To-do List Technique อัพเกรด 4 เทคนิคทำงานให้เสร็จมากกว่าเดิม

วงการ Productivity จะชอบเรียกเครื่องมือเล็กๆ ที่ช่วยให้เราจำได้ดีขึ้น ทำงานได้ดีขึ้น manage ชีวิตด้วยดีขึ้น ว่า “สมองที่สอง” เจ้าสมองที่สองนี้จะออกมาในรูปของสมุดโน้ต แอพ To-do list หรืออะไรก็ได้ที่ช่วยมาทำให้สมองที่หนึ่งที่วุ่นวาย มีงานแทรก มีโนติเรียกร้องความสนใจของเราตลอดเวลา มีตัวช่วยบ้าง

To-do list เป็นหนึ่งในเครื่องมือสากล ที่เชื่อว่าในชีวิตมนุษย์คนนึง ต้องเคยใช้มันแน่ๆ เพราะว่าอะไร ก็เพราะว่ามันง่ายต่อการใช้งานน่ะสิ ส่วนตัวผมก็เคยใช้มาตั้งแต่เด็ก จนโต พยายามสรรหาวิธีการใช้งานมันให้สนุก ง่าย ช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้น แต่ต้องบอกเลยว่าเจ้า To-do list เนี่ย มันโคตรจะเป็นสิ่งที่มีเสน่ห์เอามากๆ ตรงที่ว่ามันเป็นสิ่งที่สร้างทั้งความหวัง และสร้างความกลัวไปพร้อมๆ กันตลอดเวลา เพราะอะไรนะหรอ ไปดูกัน

3 เหตุผลที่ To-do list ไม่เวิร์ค

เชื่อเลยว่าหลายคนต้องเคยพยายามเซทระบบ To-do list เจ๋งๆ ขึ้นมา มั่นใจว่าจะใช้มันไปได้ตลอด เช่น ซื้อสมุดสวยๆ ตระกูลดังๆ หรือโหลดแอพดีๆ มาลองเปิด

1. To-do list ไม่ได้บอกว่าใช้เวลาเท่าไหร่ แต่เราต้องประมาณเวลาเสมอ
   สมมติเรามีงาน 15 งาน เวลาในชีวิตเรามีจำกัด เราต้องเลือกว่า ณ ตอนนี้ อีกสองชั่วโมง และเย็นวันนี้ เราใช้เวลาทำอะไรบ้าง หลายๆ ครั้งเวลาเรามี To-do list เยอะๆ เราก็จะเลือกจากงานง่ายๆ ก่อน เพราะทำเสร็จจะฟินกว่า แต่บางทีเราประมาณผิด ทำงานเล็กไปสามชิ้น ไปทำงานใหญ่ตอนใกล้หมดวัน แต่งานนั้นใช้เวลาทำ 8 ชั่วโมง คราวนี้ก็เกิดปัญหาทำไม่เสร็จ หรือทำงานเกิดเวลา
2. To-do list ไม่มีลำดับความสำคัญ
   อีกปัญหาใหญ่นึงที่ตามมาคือ พอเวลาเราจำกัด เราทำทุกอย่างไม่ได้ เราต้อง “เลือก” ทำตามความสำคัญ ซึ่งความสำคัญแต่ละคนไม่เท่ากัน เกณฑ์ไม่เหมือนกัน อยู่ที่เป้าหมายและบริบท ถ้าเป็นลิสต์งาน ลูกค้า และรายได้อาจจะสำคัญ ถ้าเป็นชีวิต บางคนอาจจะเป็นเวลาอยู่กับแฟน บางคนอาจจะเป็นสุขภาพ แต่ To-do list ทั่วไป ถ้ามีสัก 20 อย่าง เรามองไม่เห็นหรอกว่าอะไรสำคัญ
3. To-do list ทำให้เครียด จนไม่อยากจะเปิดมัน
   ผมมีประสบการณ์นับ 100 ครั้งที่พยายามเขียน To-do list แบบเยอะๆ จำนวนมาก พอเราจัดการลิสต์มันได้ไม่ได้ วันที่สองอาจจะมีกำลังใจสู้อยู่ วันที่สามเปิดอีกที จะรู้สึกเหนื่อยมาก เพราะงานที่ยังทำไม่เสร็จมันมีเยอะมาก สุดท้ายก็เครียด และปิดมันไป

4 เทคนิคการประยุกต์ใช้ To-do list ให้เวิร์ค

ปัญหาต่างๆ เหล่านี้ผมเจอมากับตัว และลองหาวิธี เครื่องมือ แนวคิดต่างๆ มากมายมาลองจัดการ ทั้ง GTD , Bujo , Time blocking มาแล้ว เลยอยากจะลองเสนอมาเป็น 4 วิธีที่สามารถลองเอาไปเพิ่มประสิทธิภาพของ To-do list ของแต่ละคนกันได้

1. ใส่หมวดให้มัน ใส่เวลาให้มัน และจัดลำดับความสำคัญบ่อยๆ
แน่นอน ถ้าปัญหามันคือ ยาวเกินไป ไม่มีเวลาแน่นอน ไม่รู้ว่าสำคัญแค่ไหน ก็ใส่ทุกอย่างลงไปใน To-do เลยสิ แต่พูดแบบนี้ดูง่าย จริงๆ ถ้าใครใช้สมุดจะยากมาก เพราะสิ่งที่ต้องทำในชีวิตจริงๆ มันควรยืดหยุ่นตามเป้าหมาย สถานการณ์ ดังนั้นตัวช่วยได้ก็คือระบบออนไลน์นี่แหละ ที่สามารถทำแบบนั้นได้

อย่างรูปด้านล่างนี้คือตัวอย่างจากแอพ TickTick แอพในดวงใจของผม

ถ้าจากภาพจะเห็นว่า To-do 1 งาน

• สามารถกำหนด Folder หรือ Project ที่เข้าอยู่ไปอยู่
• กำหนด Priority เป็นธงได้ อันไหนด่วน ไม่ด่วน
• กำหนด Deadline ลงปฏิทินได้

ทำให้ง่ายต่อการมารีวิวแต่ในแต่สัปดาห์ แต่ละวัน ให้เรากำหนดงานที่ต้องทำได้ง่ายขึ้น

2. ใส่เป็นคลัง ทุกเช้าเปิดคลังดู หยิบมาทำในกระดาษ
อันนี้ง่ายกว่า คือไม่ต้องทำอะไรให้ยุ่งยาก เขียน To-do ที่ต้องทำมานั่นแหละ เอาออกมาให้หมด แล้วแต่ละวัน เราก็อ่านทั้งหมดนั่น แล้วดูว่าเราต้องทำอะไรบ้าง เลือกมาทำจบ ข้อดีของวันนี้คือ ไม่ใช้พลังงานมากตอนวางแผนรายสัปดาห์ อาจจะยากหน่อยในแต่ละวันถ้ามีสิ่งที่ต้องทำเยอะ แต่ข้อดีคือ เราสามารถโฟกัสสิ่งที่ต้องทำในวันนั้นได้จริงๆ อันนี้เป็นเทคนิคนึงที่เห็นพี่แชมป์ champ teepagorn โพส ว่าทำแบบนี้แล้วลดความเครียดได้ ลองใช้แล้ว ได้จริงด้วย

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

3. ทำ To-do list ใหม่ทุกเช้าด้วยกระดาษ 1 แผ่น
เทคนิคนี้บังเอิญได้ทำเพราะงานยุคมาก ไม่ไหวแล้ว เลยลองเททุกอย่าง Bujo เอย Notion เอย ตื่นเช้ามาแค่ดูปฏิทินนัดหมาย และคิดว่าวันนี้ต้องทำอะไร ถามทุกคนรอบตัวว่ามีไรให้เรา support มั้ยวันนี้ หรือต้องส่งไหมวันนี้ เขียนลงไป เสร็จก็ขีดฆ่า ลองทำมาสัปดาห์นึง Work มาก น่าสนใจตรงที่ แม้จะไม่ได้ไปหยิบลิสต์ที่เคยเขียนไว้มาทำ งานที่มันควรทำมันก็เสร็จอยู่ดี ลูกค้าก็ไม่ว่า ทีมก็ทำงานต่อได้ แต่คิดว่าวิธีนี้ทำระยะยาวไม่ได้ เพราะงานบางประเภทที่ต้องวางแผนและลงมือทำก่อน อาจจะไม่ได้ถูกหยิบมาทำ แล้วต้องไปเร่งๆ เอาตอน deadline

4. โยน To-do list ทิ้งไป แล้วทำ Time blocking เลย

รูปจาก https://todoist.com/productivity-methods/time-blocking

หลายคนน่าจะรู้จัก Time Blocking หรือ Time Boxing กันแล้ว มันคือการใช้ปฏิทินของเราในการล็อกเวลาทั้งสัปดาห์เป็นช่องๆ ช่วงๆ โดยประมาณตามประสบการณ์ที่มีว่า 10–11 โมงจะทำอะไร 12–14 จะทำอะไร แล้วลงมือทำตามนั้น เนื่องจากมันเป็นการวางแผน สิ้นวีคก็ควรกลับมารีวิวการวางแผนของเรา ทำไปเรื่อยๆ เราก็จะแม่นขึ้นเรื่อยๆ ข้อดีคือ มันทำให้เราเห็นภาพรวมทั้งสัปดาห์ ถ้าสัปดาห์ไหนยุ่งมากๆ ลูกค้านัดเยอะๆ วิธีนี้จะถูกหยิบมาใช้ เพราะป้องกันความเสี่ยงที่จะทำงานพลาดได้เป็นอย่างดี แต่ใช้ Energy ในการแพลนสูงหน่อย และอีกข้อดีคือมันทำให้มนุษย์ที่แพ้ deadline โฟกัสแล้วขับเคลื่อนงานออกมาได้ในโหมดกดดันตัวเอง เช่น ตั้งไว้ 1 ชั่วโมงใช่มั้ย ด้ายยยย มา แล้วก็ปั่นจนงานออกมาทัน ตอนนี้เราหยิบวิธีการนี้มาใช้กับการออกกำลังกาย ที่ทุกวันอาทิตย์จะลงปฏิทินให้ตัวเองออกกำลังวันไหนบ้าง เวิร์คอยู่นะ

เนี่ยแหละครับ เทคนิคจากประสบการณ์ที่ผ่านมา ในการหาต้นตอความไม่เวิร์คของ To-do list และพยายามอัพเกรดมันให้เข้ากับชีวิต บริบทงาน และความเดือดของงานแต่ละช่วงไปเรื่อยๆ ส่วนตัวเชื่อเสมอว่าไม่มีสูตรสำเร็จในการบริหารสิ่งที่ต้องทำ กับเวลาที่มีและ Energy ของเรา แต่สิ่งที่ทำได้มากสุดก็คือปรับตามสถานการณ์และทำให้งานยังได้ตามที่คิด และใจไม่พัง คนรอบข้างแฮปปี้ ประมาณนี้ก็น่าจะบรรลุเป้าหมายในการใช้ To-do ของผมแล้ว หวังว่าจะมีประโยชน์กับหลายๆ คนที่สนใจเรื่องนี้ครับ ใครมีวิธีดีๆ ก็แนะนำกันมาได้นะครับ ชอบลองวิธีใหม่ๆ อยู่แล้ว