หลายๆ คนอาจจะเคยได้ยินหนังสือชื่อว่า Getting Things Done มาบ้าง
Getting Things Done เป็นแนวคิดเกี่ยวกับ Productivity และ Time management ที่ Make sense มากๆ เล่มนึง
ปีที่แล้วอ่านแล้วอินจัดเลยไปลง Workshop : GTD Master Workflow Level 1 เพื่อให้เข้าใจมากกว่าเดิม
หนึ่งสิ่งที่ผมตั้งใจมากๆ หลังจากเรียนคือจะนำแนวคิด GTD มาปรับใช้กับ อีเมล์ เพราะอีเมล์เป็นหนึ่งใน Input channel ที่มีทั้งข่าวสาร ข้อมูลสำคัญ เรื่องงานไหลเข้ามาในชีวิตเพื่อให้เราตัดสินใจทำอะไรสักอย่างกับมัน แต่ความรก วุ่นวาย ของมันก็ทำเอาเราเอียนจนแทบจะไม่อยากเปิดมันบ่อยๆ เป้าหมายของการใช้ GTD กับอีเมล์ของผมคือ “Inbox ต้องว่างเสมอ” โดยลองสร้าง System โดยเอาแนวคิดหลักจาก GTD มาประยุกต์ใช้กับนิสัยของตัวเอง โดยทำอะไรบ้าง ไปดูกัน
ผมจะแบ่งเรื่องราวของอีเมล์ในชีวิตผมเป็น 3 ประเภท นั่นคือ
1. อีเมล์บริษัท เริ่มใหม่ กับแนวคิดใหม่ๆ
2. Gmail ที่ใช้มานานมาก และมีเมล์ขยะเต็มไปหมด
3. Outlook กับฟังก์ชั่นสุดพิเศษ
1. อีเมล์บริษัท เริ่มใหม่ กับแนวคิดใหม่ๆ
หลังเรียน GTD เสร็จ เป็นจังหวะดีที่ผมได้เริ่มงานที่ใหม่พอดี เลยได้เริ่มจัดการอีเมล์บริษัทใหม่ไปเลย แนวคิดที่ทำคือ ให้ Inbox เป็นที่พักสำหรับการตัดสินใจว่าจะทำอะไรกับอีเมล์ทุกฉบับ โดยที่บริษัทใช้ Outlook Service
Decision ที่ผมใช้ในการจัดการอีเมล์ มีได้ประมาณนี้ครับ
- ลบทันที อันนี้มักเป็นบริการที่ใช้อยู่มักส่งข่าวมาอัพเดทโปรแกรมตัวเอง เช่น invision, trello
- ข่าวสารของบริษัท เช่น เมล์จาก HR หรือเมล์ต่างๆ ที่บริษัทส่งมา ถ้าสำคัญผมจะเก็บไว้ แต่เมล์อัพเดทอาหารกลางวันฟรี ผมก็จะลบทันที เฉพาะ Folder HR/Company ผมจะสร้าง Rule ไว้ว่าถ้ามาจากอีเมล์ Hr ให้ Move เข้า Folder อัตโนมัติเพราะเป็นเมล์ที่ไม่ได้มาเป็นประจำ
- โปรเจคของคนอื่น เนืองจากงานผมทำเป็น Project-based ผมเลยต้องเก็บข้อมูลโปรเจคอื่นไว้ด้วย แต่ถ้าไม่ใช่โปรเจคใหญ่ๆ จริง จะลากไปเก็บรวมไว้ที่ Ref. Other Project
- ข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวกับทุกโปรเจคโดยรวม จะโยกไปเก็บที่โฟลเดอร์ Reference All.
- โปรเจคของตัวเอง อันนี้ผมจะแบ่งโฟลเดอร์ย่อยตามโปรเจคเลย
ดังนั้นโฟลเดอร์ทั้งหมดของผมก็จะมี
- Inbox
- HR/Company
- Reference Other Project
- Reference All Project
- Reference Project A
- Reference Project B
- Reference Project C
Action ที่ผมจะทำทุกวันก็คือ
1. เปิดอีเมล์มา มอง อันไหนลบได้ลบเลย อันไหนทำได้ภายใน 2 นาที ทำเลย
2. ลากโปรเจคคนอื่นไปเก็บไว้ที่ Reference Other Project เลยครับ
3. ส่วนงานโปรเจคตัวเองจะคิดก่อนว่าต้องทำต่อไหม ถ้าไม่ทำต่อ เป็นแค่ Information ผมจะ Save ข้อมูลไปไว้ใน Evernote/Jira เพื่อเก็บข้อมูลทั้งโปรเจคไว้ในที่ที่เดียว (จะไปเก็บไว้ที่อื่นก็ได้)
4. แต่ถ้าต้องทำต่อ ผมจะปล่อยไว้ใน Inbox ก่อน แล้วทั้งวันก็จะทำงานใน Inbox ให้เสร็จ แล้วลากไปเก็บในโฟลเดอร์แต่ละโปรเจค ให้มี Mission แต่ละวันคือการเคลียร์ Inbox ที่เป็น Action ของเราจริงๆ เท่านั้น
5. เมื่อเคลียร์เสร็จ Inbox เราก็จะว่างโล่งอยู่เสมอ (แป๊ปนึง) แต่อย่าลืมว่าธรรมชาติของ Inbox มันจะมีอะไรเข้ามาเสมอๆ ถ้าเราทำแบบนี้บ่อยๆ มันก็จะทำให้เราโฟกัสกับงานที่เราต้องโฟกัสจริงๆ ครับ
Tips เพิ่มเติม
ถ้าหากมีโปรเจคใหม่ถูก Assign มา ผมจะรีบเปิดโฟลเดอร์ใหม่และ Evernote อันใหม่ทันที
จริงๆ ตอนที่เรียนครูแนะนำว่า มันจะมี Task ประเภทนึงคือ Waiting Lists เช่นการส่งอีเมล์ไปหาลูกค้าแล้วต้อง Follow เทคนิคที่สอนในคราสคือหลังจากส่งเมล์ ให้ไปลากเมล์ในโฟลเดอร์ Sent มาโฟลเดอร์ Waiting และทุกเช้าเราก็ทำตามสเต็ปเดิมคือเคลียร์ Inbox แต่ Task ก่อนที่จะเริ่มทำงานทุกวันคือการไปดู Waiting Lists แล้ว Follow ตาม
สำหรับผม หลังจาก Sent จะมาโน้ต Task สำหรับ Follow ใน Todoist แทน ซึ่งผมก็จะดู Waiting Lists ทุกเช้าเช่นกัน ดังนั้นแล้วแต่ความถนัดของแต่ละคน แต่แนวคิดในการทำก็เหมือนกัน
แค่นี้ผมก็จะได้อีเมล์ทุกว่าง โล่ง พร้อมโฟกัสกับสิ่งที่เราควรจะทำจริงๆ แล้วครับ
2. Gmail ที่ใช้มานานมาก และมีเมล์ขยะเต็มไปหมด
สำหรับ Gmail ถังขยะใบโต ทำอย่างไรดี
Gmail ที่สมัครมาเกือบสิบปีนั้น มันไม่แปลกที่เราจะสมัครอะไรก็ไม่รู้ไปเยอะมาก ผมไม่สามารถนำแนวคิดแบบเดียวกันมาใช้ได้ และที่สำคัญผมก็ชอบสมัครอะไรไปมากมายจนไม่สามารถไป Subscribe ทั้งหมดได้ เมื่อเริ่มใหม่แบบอีเมล์บริษัทไม่ได้ ก็ต้องหาทาง ลบเท่าที่ทำได้ ผมหาไปหามาก็เจอ Tools ที่น่าสนใจมาก นั่นคือ Unroll.me
แต่ก่อนอื่นเราต้องรู้จัก Nature ของ Gmail ก่อน นั่นคือ Gmail มี Algorithm ในการจัดการเมล์ขยะอยู่แล้วระดับนึง เช่นถ้าเมล์เดิมส่งมาซ้ำๆ แล้วเราไม่เคยเปิดอ่านเลย มันก็จะเข้า Spam โดยอัตโนมัติ หลังจากนั้น ถ้าใครเปิดฟีเจอร์แท็บไว้ ก็จะแยกเป็นประเภท Primary , Social , Promotion, Update ไว้ให้ ซึ่งใช้ Logic อะไรสักอย่างในการปันเข้าแต่ละโฟลเดอร์ ช่างมัน เอาเป็นว่าผมไม่สามารถเปิดอีเมล์แต่ละอันพอเพื่อ Unsubscribe อันที่เราไม่อยากติดตามทั้งหมดเลย เราเลยต้องใช้ Unroll.me
Unroll.me ช่วยเราแบ่งเมล์เป็น 3 แบบ ได้แก่
1. Unsubscribed คือ ลิสต์ พอกันที เลิกส่งมาที่เมล์ฉันเถอะ
2. Inbox คือ Lists เมล์ที่เราอนุญาตให้ส่งเข้าเมล์เราได้ตามปกต
3. Rollup คือ ฟีเจอร์ขั้นสุดที่จะสรุปทุกอย่างในหนึ่งวันมาให้เราว่ามีใครส่งเมล์ให้เราบ้าง (อยากติดตามอยู่นะ แต่ไม่อยากให้ส่งเมล์มาทั้งหมด Unroll ก็จะส่งเมล์วันละครั้งมาให้เราว่าไอ้ห้าสิบเว็บที่เรา Rollup ไว้ ใครส่งเมล์อะไรมาบ้าง)
วิธีใช้ก็ง่ายมาก เพียงแค่เข้าเว็บไซต์ Login ด้วยอีเมล์ที่เราต้องการ เลือกประเภท แค่นี้เราก็จะเคลียร์ Gmail อันแสนวุ่นวายของเราได้แล้ว
3. Outlook กับฟังก์ชั่นสุดพิเศษ
สำหรับ Outlook.com หรือ Hotmail ถ้ายังมีคนใช้งานอยู่ อยากจะบอกว่ามี 1 ฟีเจอร์ที่ดีงามมากๆ ใช้มาประมาณ 2–3 ปีหลังจากไมโครซอฟต์ Redesign อีเมล์ใหม่ ฟังก์ชั่นนั้นคือ Sweep การกวาดล้างอีเมล์ในตระกูลเดียวกันแบบราบคาบในปุ่มเดียว เช่น การมีอีเมล์จาก Linkedin Jobsdb ทุกๆ วัน อีเมลประเภทนี้เป็นอีเมล์ประเภทที่เราก็อยากจะรู้ จะมองมันเป็น Spam ก็ไม่ใช่ เรียกมันว่า Opportunity email มากกว่า ส่งมาทุกวัน นานๆ อยากอ่านก็อยากอ่าน แต่เราก็ไม่อยากให้มันรก inbox เนอะ ฟังก์ชั่น Sweep ของ Outlook กดปื๊ดดดดดดดดดเดียว รอสองสามวิ หายทั้ง Inbox เลยจ้า เป็นฟังก์ชั่นที่โดนใจมากๆ ทำไม Gmail ไม่ทำก็ไม่รู้ (หรือเราไม่รู้) ซึ่งต้องระวังอย่างเดียวคือ บางบริษัทที่ไม่ได้แยกอีเมล์สำหรับส่งข่าว กับอีเมล์ที่ส่งรายละเอียดการรับสมัคร พวก Verify Email และ Password ก็จะถูกลบไปด้วยตอน Sweep เป็นฟีเจอร์ที่ต้องตั้งสติมากๆ ในการใช้งาน
ข้อ 2–3 เป็นเทคนิคเสริมที่ช่วยให้เราจัดการอีเมล์ดีขึ้น ผมสังเกตว่าเป้าหมายของ GTD คือการโฟกัสในสิ่งที่เราควรจะโฟกัส และพักผ่อนในตอนที่เราควรพักผ่อน ดังนั้น อีเมล์ที่เป็นจุดเริ่มต้นของงาน และการท่องเที่ยวต่างๆ หากเราจัดการมันได้ดี เราก็จะมีเวลาทำตามเป้าหมายในชีวิตของเรา แต่ละคนมีความแตกต่างกันของลักษณะงานที่ทำ ดังนั้น วิธีที่ดีที่สุดคือทุกคนสร้างวิธีจัดการของตัวเองขึ้นมา หรือสร้าง System ของตัวเองขึ้นมา จริงๆ ตอนผมเริ่ม ผมก็ลองทำทีละโฟลเดอร์แล้ววัดผลดูว่าเวิร์คไม่เวิร์ค ถ้ามันไม่เวิร์คเราก็เปลี่ยนไปจนเจอทางที่ใช่ พอถึงวันที่เปิดอ่านอีเมล์แล้วสบายใจ นั่นแหละครับ เราได้ INBOX ZERO เรียบร้อยแล้ว
ใครมีไอเดียอะไรแชร์ได้นะครับ :)
